O Guia definitivo sobre o SAP Business One

Entenda a importância da solução SAP Business One para a realidade operacional de empresas em crescimento.

Com utilização em mais de 170 países, disponível em 28 idiomas e mais de 70 mil empresas contratantes, o SAP Business One é o ERP mais vendido da SAP e conta com cerca de 1 milhão de usuários em todo o mundo. Mas você conhece, de fato, os benefícios desta plataforma inovadora e que resultados ela pode gerar para o seu negócio?

Para responder a essa pergunta, nós preparamos um guia definitivo com tudo que você precisa saber sobre o SAP Business One antes de implementá-lo em sua empresa e dar um passo definitivo em sua jornada de transformação digital.

Conheça os diferenciais desta solução disruptiva, que traz todos os recursos que um negócio precisa, em termos de digitalização de processos, para que ele se destaque dentro de seu mercado. 

Vamos lá? 

#1. O que é o SAP Business One?

Para aqueles que estão tendo um primeiro contato com o SAP Business One, vale a pena descrevermos, antes de tudo, do que se trata a plataforma. 

O SAP Business One é a solução SAP voltada para pequenas e médias empresas que estão em jornada de crescimento e cujas planilhas e ferramentas mais simples de gestão não comportam mais seus processos operacionais, os quais, naturalmente, tendem a ficar mais complexos e diversificados, conforme o negócio vai ganhando escala. 

Neste sentido, o SAP Business One traz todas as funcionalidades de um ERP robusto que atende, com máxima eficiência, as necessidades de digitalização, maior controle e governança para o dia a dia uma empresa em ascensão, conectando todos os departamentos do negócio, simplificando processos e facilitando as rotinas de seus colaboradores, que poderão atuar de modo mais estratégico e com altos índices de produtividade.

E tudo isso em uma plataforma única, flexível e que traz uma visão mais abrangente das operações para os gestores, os quais, por sua vez, poderão aprimorar sua tomada de decisão com dados inteligentes atualizados em tempo real. 

#2. Quais os principais recursos da plataforma?

O SAP Business One conta com uma gama diversificada de recursos disruptivos, os quais podem ser agrupados em 7 grandes grupos de funcionalidades. São eles:

Recursos de Gestão Financeira

No bloco de recursos de gestão financeira, sua empresa poderá contar com uma série de funcionalidades que contribuirão para uma tomada de decisões mais rentáveis e simplificação de processos operacionais, visando uma maior sustentabilidade das finanças de seu negócio, incluindo recursos para:

• Contabilidade – com o SAP Business One, você poderá automatizar os principais processos contábeis de seu negócio, incluindo desde seus lançamentos, até as contas a pagar e a receber, tendo acesso a relatórios para uma maior visibilidade de sua operação contábil;

• Controle – aumente a eficiência de seu departamento financeiro com funcionalidades que aumentam o controle de seu fluxo de caixa, análise de custos e indicadores para uma gestão orçamentária eficiente;

• Gestão de ativos – automatize a entrada de dados sobre novos ativos fixos e não perca tempo com processos repetitivos e sujeitos a falhas, quando conduzidos manualmente;

• Relatórios e Análises – por meio da atualização de dados em tempo real, você poderá criar os mais diversos relatórios financeiros, de acordo com as necessidades de seu negócio e otimizando as rotinas de auditoria;

• Reconciliação e Serviços Bancários – por fim, através do SAP Business One, é possível trazer mais agilidade para suas operações bancárias (pagamentos, transferências, reconciliações, geração de extratos, etc.) que poderão ser coordenados por meio de uma plataforma única e de uso simples.

Recursos para Gestão de Vendas e Clientes

Acompanhe toda a jornada de seu cliente e potencialize seus processos comerciais, com recursos que incluem:

• Gestão de Vendas e Oportunidades – identifique novas oportunidades e acompanhe o ciclo de geração de leads na sua empresa para desenhar estratégias eficientes de venda;

• Gestão de Marketing e Campanhas – gerencie suas campanhas de marketing e converta mais clientes para o seu negócio com funcionalidades inteligentes de análise;

• Gestão de Clientes – organize os dados de seus clientes em uma plataforma única e tenha maior controle sobre sua base de consumidores;

• Gestão de Serviços – aumente a eficiência do controle de chamadas de serviço e gerencie seus contratos de modo otimizado;

• Vendas Móveis – com o SAP Business One, seu time poderá atualizar dados de venda em tempo real e a partir de qualquer lugar;

• Relatórios – além de todos estes recursos, você poderá gerar relatórios completos sobre todos os aspectos envolvendo suas operações de marketing e vendas.

Recursos para Gestão de Compras e Estoque

Tenha acesso a uma visão minuciosa do recebimento de produtos, devoluções e pagamentos e não corra riscos de ficar sem itens para venda ou com estoques parados, graças a uma gestão integrada de suas compras e cadeia de suprimentos, com recursos que incluem:

• Gestão de Dados Mestres – mantenha o controle de seus dados de compra (saldo, lista de preços, impostos sobre produtos) de modo simples e com interface amigável;

• Gestão de Aquisições – otimize todos os seus processos de compra, incluindo desde a gestão de pedidos até às rotinas de devoluções e auditoria;

• Gestão Integrada de Depósito e Contabilidade – por meio de uma gestão integrada de depósito e contabilidade, você poderá, por exemplo, sincronizar o recebimento de um produto com a geração de notas em tempo real;

• Contas a Pagar – controle faturas, pedidos e planeje suas compras por meio de uma visão integral de seus processos financeiros ligados à gestão de estoque;

• Relatórios – do mesmo modo que em outros campos de recursos, você poderá gerar relatórios personalizados com dados detalhados sobre suas compras e dashboard de processos de compra. 

Business Intelligence

Por meio do SAP Business One, você poderá transformar seus dados brutos em informações ricas para melhorar a tomada de decisões de sua empresa. Os recursos de BI incluem:

• Análise Interativa – transforme suas planilhas Excel em poderosas ferramentas que trazem diferentes perspectivas sobre a realidade de seu negócio;

• Funcionalidades Intuitivas – conte com ferramentas intuitivas para o apoio em suas rotinas e para obter insights de modo ágil a partir de sua base de dados;

• Visualização de Dados – conte com dashboards inteligentes para a visualização de dados e compreensão integral das operações de sua empresa;

• Funções Analíticas – tenha acesso a indicadores para avaliar, de modo mais assertivo, o desempenho das vendas de seu negócio;

• Personalização de Relatórios – conte com diferentes layouts e personalize a visualização de dados para potencializar, ao máximo, suas estratégias de gestão. 

Análises e Relatórios

Como vimos, o SAP Business One fornece um hall amplo de relatórios e análises para que você possa tomar decisões inteligentes e ganhar diferenciais competitivos frente a concorrência. 

Além disso, com a plataforma, você poderá dashboards intuitivos que podem ser acessados por diferentes hierarquias de sua empresa e contar com funções analíticas em tempo real para otimizar o acesso a dados e a criação de relatórios on demand. 

Mobilidade

Sua empresa também contará com uma série de recursos que poderão ser acessados através de dispositivos mobile, incluindo aplicativos específicos para os times de venda (SAP Business One Sales) e para os times que gerenciam chamadas de serviço (SAP Business One Service).   

Plataforma HANA

Graças à plataforma HANA do SAP Business One, você poderá acessar aos recursos de alto desempenho, sem que precise comprometer sua capacidade de uso na nuvem ou no TI on-premise de seu negócio. 

Recursos Específicos

Por fim, o SAP Business One conta ainda com uma série de recursos específicos, de acordo com o segmento de sua empresa, incluindo funcionalidades voltadas para os mercados de:

• Bens de Consumo;
• Varejo;
• Produção;
• Distribuição Atacadista;
• Serviços Profissionais.

#3. Como funciona a precificação do SAP Business One?

Para que seja definido o preço de utilização e implementação da plataforma, uma série de fatores são analisados, incluindo: 

• Número de usuários;
• Implementação local ou na nuvem;
• Processos integrados com vários países ou somente no Brasil;
• Único servidor ou multi-servidores;
• Uso ou não de apps mobile adicionais;
• Integração com sistemas externos.

A partir da avaliação destes e de outros fatores, o SAP Business One é precificado de acordo com a realidade de seu negócio. 

Se você deseja investir na digitalização de sua empresa e quer um orçamento para a plataforma Business One da SAP, entre em contato conosco e prestaremos todo o suporte necessário para suas dúvidas.

#4. A implementação é realizada diretamente com a SAP?

Não. A compra e implementação do Business One é realizada por meio da rede de parceiros SAP, com expertise para te apoiar ao longo de sua jornada de uso da ferramenta, de modo que você possa extrair o máximo da plataforma. 

A b2finance conta com uma equipe de profissionais especialistas no SAP Business One, com todo o know-how em soluções de Outsourcing Contábil, Fiscal, Financeiro e processamento de Folha de Pagamentos.

#5. Como funciona o suporte da plataforma?

Do mesmo modo, todo o suporte para a utilização do Business One é oferecido através do parceiro SAP que você escolheu para implementar a plataforma. Neste sentido, é muito importante pesquisar as qualificações da rede, para ter certeza que o parceiro irá contribuir, positivamente, com o crescimento de seu negócio.

A b2finance, por exemplo, tem experiência de 26 anos na implementação de sistemas de ERP e serviços de Outsourcing Contábil, Fiscal, Financeiro e processamento de Folha de Pagamentos, com tecnologia acoplada, sendo associada à Kreston International, 12ª maior empresa independente de Consultoria e Auditoria do mundo

#6. Que tipo de empresa e segmentos são atendidos com a solução?

Conforme comentamos acima, o SAP Business One atende, prioritariamente, pequenas e médias empresas em processo de crescimento, que precisam contar com sistemas mais robustos para aumentar a eficiência de suas operações. 

Quanto aos segmentos, a rigor, a plataforma conta com recursos que fazem parte do dia a dia de gestão da grande maioria dos negócios, contando ainda com recursos específicos para o varejo, setor produtivo, bens de consumo, setor atacadista e serviços profissionais.

#7. Quais os módulos da solução?

É importante deixar claro que o SAP Business One é uma solução integrada. Ou seja, todos os recursos estão disponíveis em uma plataforma única e não-modular. Neste sentido, você poderá definir os níveis de acesso para cada grupo de recursos e funcionalidades do sistema. 

Logo acima, nós listamos todos os grupos de recursos e principais funcionalidades que estão disponíveis para uso na plataforma. 

#8. Quais as possibilidades de compra da plataforma?

O SAP Business One conta com duas modalidades de compra:

• On-Premise: nessa opção, você adquire a licença de uso do Business One, pagando uma taxa anual para ter direito às atualizações da plataforma.

• Subscribe (on-Cloud): já no modelo subscribe, o pagamento da assinatura é mensal, também com direto às atualizações do SAP Business One.  

#9. A instalação é feita na Nuvem ou via TI Local?

Graças a flexibilidade do sistema, o usuário pode escolher entre a instalação via infraestrutura local de TI (On-Premise) ou utilizar os recursos da plataforma através da nuvem. Tudo depende da estrutura de sua empresa, que poderá optar pelo modelo que faz mais sentido para a realidade de seus negócios.  

#10. Quais os principais benefícios do SAP Business One?

Como vimos acima, o SAP Business One conta com uma gama bastante ampla de recursos que, consequentemente, trazem uma série de vantagens capazes de transformar, de modo definitivo, a realidade de seu negócio. Os benefícios incluem, dentre outros pontos:

Possibilidade de reduzir custos de modo significativo: por meio da automatização de processos, sua empresa poderá otimizar a gestão financeira e cortar gastos em todos os seus departamentos;

Maior agilidade e produtividade: não perca tempo com atividades repetitivas e ganha agilidade para escalar seus processos, reduzir as possibilidades de falhas operacionais e permitir que seus colaboradores sejam mais produtivos no dia a dia da empresa. 

Otimize a tomada de decisão dos gestores: por meio de dados, relatórios inteligentes e diferentes modelos de visualização, você poderá tomar decisões mais assertivas para o sucesso de seu negócio.  

Direcione suas equipes para atividades estratégicas: ao invés de gastar tempo de suas equipes com processos automatizáveis, direcione sua força de trabalho para projetos criativos e que exigem visão crítica.

Ganhe total visibilidade de sua operação: com o SAP Business One, você terá visão integral de cada atividade e fluxo de processos em sua empresa, ganhando maior controle dentro da realidade de uma empresa em expansão.

Conclusão

Esperamos que tenha gostado deste guia sobre o SAP Business One. E se você está pensando em implementar a plataforma, não deixe de entrar em contato com um de nossos consultores, que lhe dará todo apoio neste movimento de transformação digital de sua empresa!