Como o conhecimento em BPO facilita a implementação do SAP Business One

Ao pensar em uma implementação bem-sucedida do SAP Business One (B1), é essencial reconhecer a importância do conhecimento em BPO e o papel dos profissionais desta área. Com a crescente demanda por processos de negócios mais eficientes e integrados, as empresas estão percebendo a importância de contar com especialistas em BPO para facilitar a implementação do B1. 

Pensando na importância deste assunto, convidamos Renata Melloni, Diretora de Operações; Mayara Oliveira, Gerente de BPO; e André Duque, Head of Delivery de SAP B1, todos da b2finance, para explorarmos como o conhecimento em BPO pode desempenhar um papel fundamental na implantação eficiente do sistema SAP, fornecendo insights valiosos e melhores práticas para maximizar o retorno do investimento e impulsionar o sucesso da organização.

Confira!

Como o conhecimento em BPO pode ser aplicado para otimizar os processos de negócios na implementação do SAP Business One (B1)?

Na verdade, não é conhecimento em BPO, mas sim o conhecimento técnico contábil, fiscal e financeiro. Ele é o complemento para que seja possível fazer uma boa parametrização e uma boa implantação de B1. Isso, porque não basta o consultor conhecer as técnicas do B1 se do outro lado não houver alguém que conheça técnicas contábeis, fiscais, financeiras. Então, essa junção é o grande segredo. Ter os dois profissionais falando a mesma língua, ao mesmo tempo. 

É muito mais fácil quando o cliente traz um problema recorrente na operação dele, e que ele imagina que com o B1 vai poder otimizar. Sem dúvida, o conhecimento contábil e o fiscal ajudam muito para que o consultor entenda como operar isso dentro do SAP. Quando iniciamos um projeto, é preciso definir processos dentro do B1, que é o grande ponto do consultor. Porém, quando você vem com o conhecimento de BPO junto — porque todas essas operações influenciam o contábil e o fiscal — ele faz com que a gente indique processos já pensando no resultado final. Isso otimiza não apenas o tempo das tarefas, mas também o processo de implantação.

Quais são os desafios comuns enfrentados pelas empresas ao implementar o B1 e como o BPO pode ajudar a superar esses desafios?

Como nós, do BPO, já conhecemos o sistema da SAP e temos o conhecimento contábil e fiscal, sabemos a melhor forma de fazer as amarrações. Dessa maneira, podemos indicar o melhor caminho na implantação. Geralmente, os consultores de SAP preferem que haja participação dos times de BPO em um projeto de implantação porque é muito difícil você ensinar o sistema do zero para o cliente e ainda pedir colaboração dele na implantação.

Quando pensamos nos desafios mais frequentes, um dos principais é a falta de disponibilidade do cliente para participar ativamente da implantação, principalmente quando ele tem um BPO externo. Engajar as pessoas dentro de um projeto de implantação é muito difícil. Grande parte das empresas que têm BPO externo não possuem processos bem definidos. Não existem processos de pedido de compra, pedido de venda, etc. Geralmente é “mandei a documentação e a contabilidade fez e me devolveu um PDF”. Nesse caso, um dos nossos desafios é desenhar o processo todo. Por essa razão é tão importante que o cliente participe fortemente de todas as fases, fornecendo as informações necessárias em tempo hábil para que a implantação aconteça da melhor forma e no menor tempo possível.

Como o BPO pode contribuir para uma integração bem-sucedida de sistemas e processos?

Todo o processo dentro do SAP Business One é baseado na contabilidade e no fiscal. Um ponto que a gente sempre fala é que o B1 sem plano de contas não faz nada, nem mesmo consegue abrir uma tela. Ele nasceu da contabilidade e expandiu para os processos, ao contrário dos outros ERPs que vieram de processos e descobriram que existe uma contabilidade ali que precisa ser alimentada também.

Então, como ele nasce de dentro, o esqueleto do sistema é a contabilidade, todo o processo precisa ter a visão contábil para você conseguir determinar um processo bem eficiente para o cliente. Tanto desenhar quanto determinar um processo que não seja manual. O conhecimento do BPO agrega muito porque eles já sabem até como operar determinada solução para o problema do cliente dentro da ferramenta. Atualmente, na b2finance, não há nenhuma implantação de SAP B1 que o time de BPO não valide.

Quais são os principais benefícios da integração do SAP B1 com o BPO em comparação a outros modelos de gestão de negócios?

Por ser um sistema que foi concebido a partir da contabilidade, não existe integração. Ele é 100% online. Isso facilita muito o trabalho, a entrega do BPO como um todo, em todas as áreas, porque não gera retrabalho.

O trabalho na parte de conciliação é muito menor do que em outros ERPs. É possível, a qualquer hora, entrar no sistema e fazer uma validação. Não é necessário esperar uma integração dos números para fazer essa validação. Então, em comparação com qualquer outro ERP, no BPO, é muito vantajoso. Inclusive, por isso que, atualmente, no nosso BPO, as células que cuidam do SAP são muito mais rentáveis do que as células que cuidam de outros ERPs. A quantidade de trabalho manual que eu tenho, quando eu falo de outro ERP, é muito maior em comparação ao SAP B1.

Outro ponto importante é a governança e confiabilidade dos dados. Na maioria dos outros ERPs é possível apagar um lançamento contábil a qualquer momento e lançar de novo. E só de você ter essa possibilidade, isso gera uma desconfiança do cliente. No SAP, se houver qualquer alteração, está lá registrado que alguém mexeu e não existe a possibilidade de deletar nada. Nenhuma informação é excluída do sistema.

Quais melhores práticas devem ser seguidas nessa junção do BPO com o SAP B1 para que uma implementação ocorra de uma forma mais eficaz ou mais ágil?

O que a gente pode dar de exemplo é o BPO contábil e fiscal. Geralmente, ele entra sempre no fim das coisas. Com o SAP B1, a boa prática é trazer o BPO desde o início para que ele siga a lógica do SAP. Qual que é a lógica do SAP? Tudo começa já com o pensamento contábil e fiscal. Então na hora que eu vou fazer um processo de venda eu já tenho que ter o BPO junto com a gente para ele participar do processo de venda e não chegar lá no final do projeto e definir todo o processo de venda e ele entrar.

A entrada do BPO desde o início do projeto acompanhando não só o módulo contábil e fiscal, mas acompanhar o processo operacional do cliente, é uma boa prática de implantação, pois traz resultados positivos significativos. Antigamente, era preciso realizar uma conciliação manual, envolvendo 50 pendências. Ao enviar um e-mail ao cliente com a lista dessas pendências, ele precisava compreender a situação e, devolver um e-mail repleto de documentos para que você pudesse identificar e reclassificar cada item.

No SAP não existe isso. É possível ver o pedido de venda, o centro de custo, o pedido de compra, a nota fiscal de entrada que está anexada. Por isso a importância do BPO participar desde o início. Ele vai conseguir ter essa visibilidade, evitando que a implantação seja mais desgastante.

É possível estimar o tempo adicional de uma implantação quando o BPO ou o pessoal do contábil e fiscal não estão envolvidos no projeto?

Em casos como esse, a estimativa é de 20% de perda de tempo no projeto, mas existem casos em que essa taxa até dobra. Por essa razão, é tão importante que os clientes se dediquem ao projeto de implantação. É claro que cada projeto tem suas particularidades, mas de modo geral, a presença do BPO significa um ganho considerável de tempo no projeto.

Como o conhecimento das áreas de BPO auxiliam no processo de treinamento durante o processo de implementação do SAP?

O fato de o time de BPO ser usuário de SAP B1 facilita a não sobrecarregar o consultor de explicar tudo no detalhe. Temos casos em que o cliente fez o treinamento, mas não colocou a mão na massa na implantação. Nem sequer mexeu no sistema. O que acontece em decorrência disso é que, quando damos Go Live, ele surge com muitas dúvidas porque ele não aprendeu, efetivamente, a utilizar o sistema.

A gente sabe que assistir um vídeo e operar são duas coisas completamente diferentes. Então, diversas vezes o nosso time de BPO dá as orientações. Como lançar, as opções que ele deve selecionar, se a determinação está correta, etc. 

Pessoas de TI estudam desde a faculdade que treinar outros usuários é o melhor caminho sempre. A visão de usuário é muito mais ampla do que a visão do consultor. Então, a gente, quando é treinado por uma pessoa que conhece do processo é um treinamento muito mais eficiente. Ou seja, ganho de agilidade, tempo e redução de erros manuais.

Como que o usuário do B1 ou a pessoa que contratou pode fazer uma análise de desempenho do B1 depois da implantação?

A implantação do SAP B1 é um processo complexo que demanda considerável dedicação, tanto por parte da equipe responsável pela implantação quanto daqueles que fornecem as informações necessárias. Geralmente, o cliente começa a se ambientar com o sistema com dois meses antes da utilização. Durante os três meses iniciais de operação, é natural que haja um período de adaptação aos novos processos integrados no sistema. Isso faz parte da maturidade do projeto, do conhecimento dele e dos processos no software.

A partir do momento em que se passa por esse período de maturidade aí abre-se um leque gigantesco de melhorias. Existe uma curva de aprendizado, uma curva de adaptações, maturidade da ferramenta, do uso da ferramenta para avaliar ganhos e poder investir em outros benefícios.

O sistema entende tarefas e, por meio de Machine Learning, pode executar automaticamente. Esse é o caminho. O importante é entender que essa curva de aprendizado faz parte desse processo de implantação e pensar que, no final, o ganho é visível e satisfatório. Um outro ponto que é muito importante é o cliente ter domínio completo da operação dele.

Como vocês imaginam o futuro dessa integração entre SAP B1 e processos de BPO?

Acredito que a gente vai trilhar um caminho onde a parte operacional vai ser a mínima possível ou praticamente se extinguir. A partir do momento que você diminui essa parte operacional, precisa de uma inteligência, de um sistema confiável para que isso realmente seja possível. Não adianta automatizar processos, e descobrir, dois meses depois de realizado, que o processo estava todo errado.

É essencial contar com ferramentas confiáveis para monitorar atividades indevidas ou se as automatizações estão corretas em tempo real. Acessar pelo celular, informações cruciais como faturamento, lucro, saldo de caixa disponível, proporciona uma melhor tomada de decisão. Isso é segurança, confiança e rapidez.

Se interessou por esse sistema de gestão e quer entender os ganhos desse recurso na sua operação?

A b2finance está presente no mercado há cerca de 30 anos e é especializada em serviços de outsourcing contábil, fiscal, financeiro e de folha de pagamento, com os benefícios da tecnologia SAP Business One acoplados. Fale com um especialista e tire suas dúvidas!