Guia definitivo sobre o que é BPO, quais as vantagens e qual é o momento certo de terceirizar serviços

Saiba o que é BPO e as vantagens de contar com esse recurso na sua empresa

Você sabe o que é BPO? Há algum tempo, terceirizar tarefas empresariais para prestadores de serviços é algo comum. A prática, geralmente, rende bons resultados no que diz respeito à diminuição de custos e desempenho da organização.

Uma pesquisa da Technavio, empresa mundialmente conhecida por seus trabalhos de consultoria e pesquisa tecnológica, afirma que o mercado de terceirização de processos empresariais deve crescer entre 2020 e 2024. Um dos motivos possíveis é a pandemia causada pelo novo coronavírus (covid-19).
Para explicar mais detalhadamente o assunto, produzimos um guia definitivo sobre tudo que você precisa saber sobre BPO. O objetivo é manter você informado e deixar claro quais são as vantagens de utilizar esse recurso no dia a dia do seu negócio.

#1. O que é o BPO?

Business Process Outsourcing (BPO) é a terceirização de operações empresariais para prestadores de serviços. Estas tarefas podem ser internas ou externas è empresa e, na maioria dos casos, são realizadas com custos menores.

O termo vem do inglês e, em tradução livre, significa “Terceirização de Processos de Negócios”. De forma mais clara, BPO são procedimentos de uma empresa realizados por outra, de uma área importante para o negócio.

De acordo com as normas estipuladas pelo Tribunal Superior do Trabalho, é proibida a terceirização de atividades-fim. Ou seja, processos relacionados, diretamente, ao serviço ou produto final da empresa.

Este tipo de terceirização é uma tendência que, a cada dia, se consolida no mercado e está se tornando uma medida estratégica para empresas que querem se manter competitivas no mercado de negócios.

#2. Como surgiu o trabalho de BPO?

Esta modalidade foi criada no início da década de 90 e, naquele período, era utilizada em operações transacionais, também conhecidas como atividades que não possuem interferência humana.

Atualmente, essas tarefas são aquelas automatizadas por sistemas operacionais e softwares. As mesmas são consideradas de pouco valor para as organizações, porém são necessárias para o funcionamento pleno da empresa.

Após a chegada dos anos 2000, com a explosão da informática e as transformações digitais, muitas companhias perceberam a necessidade de serviços de terceirização para que seus colaboradores pudessem se dedicar a aspectos mais estratégicos dos negócios.

#3. Como funciona o BPO?

Ao contratar o serviço de BPO, a empresa ou cliente conta com profissionais de uma empresa terceirizada. Eles vão cuidar das tarefas e processos da organização enquanto o contratante se dedica a atividades relacionadas a pontos estratégicos do negócio.

Não se trata de um trabalho de consultoria ou assessoria, e sim de contar com profissionais especialistas na realização de atividades importantes para a empresa. Seja de forma integral, setorial ou parcial.

O serviço pode ser realizado na empresa contratante ou na empresa de BPO. Em ambas as opções, as tarefas são feitas seguindo uma série de normas e procedimentos que determinam como serão as entregas, graus de prioridade, de acordo com nível de importância ou escopo contratado.

#4. Qual a diferença entre a terceirização comum e o BPO?

Embora existam semelhanças, os dois processos não são iguais. No BPO, especialistas realizam uma avaliação profunda da organização contratante e suas operações. Na sequência, a empresa contratada produz um modelo de execução de serviços.

Sendo assim, o BPO vai muito além da simples transferência de trabalho para terceiros. Ou seja, o trabalho envolve análise, criação de estratégias, expertise, tecnologia e mapeamento de necessidades de uma empresa para sanar suas dores.

#5. Quais áreas empresariais podem utilizar este serviço?

Existem diversas áreas de negócios que podem ser beneficiadas pelo BPO, porém como estamos falando do setor empresarial, vamos nos focar em alguns, que são: BPO contábil, BPO Fiscal, BPO Financeiro e BPO de Folha de Pagamentos.

Recursos do BPO Contábil

No BPO Contábil, os clientes podem contar com soluções personalizadas por meio de uma contabilidade online com dashboards de indicadores que são atualizados em tempo real. Os dados geram informações em diferentes idiomas, moedas e formatos.

Entre as soluções possíveis estão:

– Escrituração Contábil, incluindo a entrega anual da ECD;
– Ativo Fixo;
– Estoque;
– Preparação de relatórios da Administração;
– Realização do cálculo anual da avaliação da vida útil dos ativos – Avaliação de bens (Impairment).

Recursos do BPO Fiscal

Já no BPO Fiscal, o cliente pode usufruir de um sistema de automação que garante agilidade, qualidade em processamentos fiscais e que garante o cumprimento de prazos legais, tanto para a quitação de impostos como para entregas de obrigações acessórias.

As soluções de outsourcing Fiscal contemplam as atividades abaixo:

– Recebimento de documentos fiscais por meio eletrônico e registro dos mesmos no ERP;
– Fechamento fiscal (Indiretos), contendo a apuração dos impostos (ICMS, ICMS ST, IPI, PIS, COFINS e ISS);
– Apuração dos impostos retidos (IRRF, INSS, PCC e ISS);
– Entrega de Obrigações Acessórias mensal e anual, entre elas, GIa, Sped Fiscal, DCTF,  DIRF, EFD – contribuições Sped, EFD-Reinf, DCTFWeb, entre outros;
– Fechamento fiscal (Diretos): controle de prejuízo e base negativa da CS, elaboração da PERDCOMP, a apuração IRPJ, CSSL e entrega da ECF;
– Emissão de Faturamento de notas fiscais de serviços e mercantil pelo ERP;
– Emissão de NFTS (Nota Fiscal de Tomador de Serviços).

Recursos do BPO Financeiro

No BPO Financeiro é possível contar com informações financeiras online e dashboards com indicadores também atualizados em tempo real. O recurso permite mapear históricos de clientes, origem de itens e produtos, atendimento de peças em garantia e rentabilidade. Além disso, o processamento financeiro pode ser feito dentro do ERP do próprio cliente.

Entre os processos, podemos destacar:

– Conciliações bancárias;
– Contas a receber;
– Contas a pagar;
– Compensações de títulos;
– Registros de movimentação de aplicações;
– Empréstimos;
– Transferência de arquivos com bancos e afins;
– Navegação no Internet Banking; etc.

Recursos do BPO de Folha de Pagamentos

Com o trabalho de BPO de Folha de Pagamento, a folha pode ser processada no sistema do cliente ou no da contratante. Na base de dados serão mantidos os cadastros de colaboradores e demais informações.

As principais atividades incluem:

– Geração dos contratos de trabalho e documentos corporativos em caso de contratação;
– Cálculos de rescisões e todos os demais documentos rescisórios;
– Fechamento de Folha de Adiantamento (mensal);
– Fechamento de Folha de Pagamento Mensal de empregados, autônomos, estagiários, pro labore;
– Emissão de pagamentos líquidos a serem pagos junto à tesouraria (Folha de Adiantamento e Pagamento);
– Apuração dos encargos sociais e impostos  (INSS, FGTS e IRRF);
– Transmissão de obrigações acessórias mensais (eSocial, SEFIP, transmissão via Conectividade Social, CAGED);
– Emissão de holerites;
– Cálculo e controle de provisões de férias e décimo terceiro salário;
– Cálculo das férias;
– Cálculo do décimo terceiro;
– Obrigações Acessórias Anuais: (DIRF e RAIS).

#6. Quais as vantagens de adotar o BPO na sua empresa?

Ganho de tempo – quando uma empresa passa a utilizar os serviços de BPO seus colaboradores conseguem investir seu tempo em tarefas estratégicas, mais relacionadas ao core da organização. Com isso, aumentam a qualidade do trabalho, a eficiência e a produtividade.

Diminuição de custos – o recurso permite que a empresa economize na contratação de novos colaboradores, encargos trabalhistas, benefícios e treinamentos, além dos processos de seleção e desligamento. Todo o investimento em tecnologia e treinamento ficam sob a responsabilidade da empresa contratada.

Profissionais especializados – o BPO possibilita que especialistas executem as tarefas com o máximo de experiência. Além de depositar seus processos internos nas mãos de pessoas altamente qualificadas, as demandas serão atendidas com maior eficiência, algo que quando é alcançado internamente, depende de um investimento elevado.

Além dos três pontos citados acima, podemos destacar também:

– Compliance e confiabilidade na geração das obrigações acessórias, sem risco de contingência;
– Agilidade e confiabilidade no fechamento contábil;
– Report, DRE e demais indicadores financeiros em tempo real através de Dashboard;
– Visibilidade de todos os KPIs da empresa;
– Relatórios dinâmicos com detalhamento completo por dimensão;
– Visão unificada de todos os dados financeiros e operacionais.

#7. Como é possível otimizar as tarefas por meio do BPO?

Tempo é algo que toda empresa precisa para aperfeiçoar sua atuação. O BPO é uma solução perfeita para organizações que têm esse desafio.

Além de dar mais liberdade para que colaboradores se dediquem em tarefas do core business, o BPO conta com tecnologias inovadoras. Isso aumenta o potencial operacional e estratégico da empresa e permite que o cliente acompanhe de perto indicadores, desempenho, relatórios dos serviços terceirizados.

Ainda podemos citar o conhecimento específico das equipes contratadas. Isso contribui para que a realização das operações sejam extremamente eficientes.

#8. O que observar antes de contratar estes serviços?

Por se tratar de tarefas importantes na organização, é fundamental que a empresa selecionada tenha amplo conhecimento e competência na área de atuação. Pesquise líderes no mercado e saiba quais serviços oferecem.

Estipule uma estrutura e liste as operações que podem ser terceirizadas. Defina quais serviços serão contratados e monitore os resultados frequentemente.

Seja preciso no planejamento estratégico. Ele vai auxiliar na previsão de riscos e no controle das tarefas que forem terceirizadas.

Por último, mas não menos importante, contrate uma organização com valores afins aos da sua empresa.

#9. Por que uma empresa deve contratar uma empresa de BPO?

Os motivos centrais são: para assegurar a eficiência operacional, aumentar a competitividade da organização e reduzir custos.

Ainda, empresas que optam por esse modelo se mantêm atualizadas e acompanhando a transformação digital, recebem feedbacks com sugestões de melhorias nas operações internas e têm a oportunidade de diminuir ou acabar com o trabalho manual que pode ocasionar erros prejudiciais à empresa.

Para especialistas da área, o BPO pode ser a peça-chave para que as organizações alcancem o sucesso que tanto desejam.

Conclusão

Ao longo deste artigo explicamos o que é BPO, apresentamos algumas de suas características e tipos de áreas onde ele pode ser contratado. Exploramos suas vantagens, o que deve ser analisado antes da contratação e por que as empresas devem adotar esses serviços em suas operações.
Esperamos que o material ajude você na tomada de decisão. Se ainda tiver dúvidas, nossa equipe de especialistas está à disposição para ajudar. Entre em contato com um de nossos consultores. Com certeza, teremos uma solução para você.